CODICE ETICO

Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo
ai sensi del D.Lgs. 231/01

A tutti i collaboratori di CLX Europe

Noi di CLX Europe operiamo da sempre secondo i principi etici e la correttezza imprenditoriale tipiche delle realtà locali del nostro territorio.

Con la pubblicazione di questo Codice Etico, vogliamo comunicare a tutti e consegnare al futuro, i principi comportamentali che ci hanno permesso di guadagnare nel tempo la fiducia dei nostri clienti e diventare una realtà apprezzata a livello internazionale.

Sono questi valori che ci impongono di lavorare in modo onesto, rispettoso del cliente e orientati alle sue esigenze, ma decisi nell’applicazione di regole chiare e attenti alla riservatezza dei dati e delle informazioni che trattiamo.

Siamo fatti così: usiamo le tecnologie più avanzate e operiamo in tutto il mondo, ma ci piace condurre gli affari con la correttezza antica della buona imprenditoria italiana.

fluiid Questo Codice Etico vi fornirà un supporto nel caso di eventuali dubbi che possono sorgere nell’operatività di tutti i giorni. Non può ovviamente trattare ogni argomento e non vuole sostituire la vostra capacità di giudizio, ma rappresenta un punto di riferimento per i comportamenti da seguire e per come vogliamo che le nostre persone rappresentino e si relazionino con CLX Europe.

Per questo invito tutti i collaboratori vecchi e nuovi ad aderire ai nostri principi comportamentali e ad aiutarci a mantenere CLX Europe integra ed onesta come è sempre stata.

Roberto Antoniotti
Amministratore Delegato


Sommario

  1. Introduzione
  2. Destinatari e ambito di applicazione
  3. Principi generali di riferimento
  4. Rapporti interni
  5. Rapporti esterni
  6. Salute, sicurezza e ambiente
  7. Contabilità e informativa finanziaria
  8. Attuazione, controllo e sistema disciplinare

1. Introduzione

CLX Europe S.p.A. (di seguito anche “CLX” o la “Società”) è una società attiva nel settore della fornitura di servizi di pre-stampa, fotografia e servizi digitali integrati rivolti a clienti professionali del comparto dell’editoria, del catalogo e della pubblicità. Nel corso degli anni, in linea con l’evoluzione del mercato, il pacchetto di servizi offerti dalla società si è arricchito notevolmente ed è cresciuta l’importanza di clienti non appartenenti al mondo della stampa ma il cui successo è fortemente legato all’immagine dei propri brand e all’efficacia della propria comunicazione al pubblico, quali case di moda, catene di retailer, etc…

Nelle relazioni con i clienti, le risorse umane, i fornitori, il mondo finanziario, CLX si prefigge di assumere comportamenti sempre orientati alla massima correttezza e all’applicazione dei valori etici fondanti della sua identità.

Il presente codice etico (di seguito il “Codice Etico” oppure il “Codice”) esprime gli impegni nella conduzione degli affari e delle attività aziendali assunti dagli amministratori, dai dipendenti – dirigenti e non – e dai collaboratori di CLX.

Il Codice Etico, in linea con le indicazioni fornite in materia dalle Associazioni di Categoria e dalle best practice di riferimento, detta regole di condotta atte a prevenire, secondo l’ordinamento italiano ed in aderenza al Codice di Condotta del Gruppo eClerx, la commissione dei reati nonché tutti i comportamenti in contrasto con i valori che CLX intende promuovere.

La presente versione del Codice è stata approvata in data 23 marzo 2016 dal Consiglio di Amministrazione nell’ambito dell’approvazione del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo.

2. Destinatari e ambito di applicazione

Le prescrizioni del Codice Etico – e le relative sanzioni in caso di inosservanza – si applicano a tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o occasionalmente, operano con o per conto di CLX (di seguito anche “Destinatari”). In particolare, le presenti disposizioni sono rivolte:

  • ai soci, agli amministratori ed ai componenti degli organi statutari di CLX;
  • a tutti i dipendenti ed a tutti i collaboratori, anche occasionali, di CLX;
  • ai consulenti, ai fornitori, ai clienti, ai partner commerciali e a chiunque svolga attività per conto di CLX.

Il Codice deve quindi essere portato a conoscenza di tutti coloro con i quali CLX intrattiene relazioni e costituisce un documento vincolante, nei limiti delle rispettive competenze e funzioni. I Destinatari sono tenuti a conoscere le disposizioni contenute nel Codice e le norme di riferimento che regolano l’attività svolta nell’ambito della loro funzione, derivanti dalla legge o da procedure e regolamenti interni.

CLX si impegna a rivedere e aggiornare di frequente le proprie procedure interne. Conseguentemente, anche il presente Codice Etico sarà rivisto e modificato di conseguenza.

3. Principi generali di riferimento

Nello svolgimento della propria attività e, in particolare, nei rapporti interni ed esterni, CLX si conforma a principi di legalità, correttezza, integrità e trasparenza.

I soci, gli amministratori, i componenti degli organi statutari, i dipendenti ed i collaboratori rispettano il presente Codice ed i regolamenti interni della Società anche nei rapporti verso l’esterno; nello specifico, essi devono informare i terzi circa il contenuto del Codice Etico e dei regolamenti interni, al fine di esigere ilrispetto delle proprie scelte e del proprio comportamento.

3.1. Rispetto delle norme

CLX assume come principio imprescindibile l’osservanza delle leggi, delle norme e dei regolamenti in vigore nei paesi in cui opera.

E’ da considerarsi proibita qualsiasi condotta messa in atto da soli o di concerto con altri che si configuri, o possa integrare, una qualsivoglia fattispecie di reato, in particolare se lo stesso è contemplato dal D.Lgs. 231/2001 e successive modifiche ed integrazioni.

Nell’ambito della loro attività, i Destinatari sono pertanto tenuti a rispettare con diligenza e rigore le leggi vigenti, il presente Codice Etico, le procedure aziendali, i regolamenti interni e le norme di deontologia professionale.

In nessun caso la convinzione di agire nell’interesse di CLX autorizza o giustifica comportamenti in contrasto con le suddette norme.

3.2. Rispetto delle persone

CLX è una impresa di servizi nella quale dipendenti e collaboratori costituiscono la principale risorsa.

Pertanto, la società assicura il rispetto, anche in sede di selezione del personale, dell’integrità e della dignità fisica e culturale della persona e la considerazione della dimensione di relazione con gli altri, promuovendo la valorizzazione delle risorse umane allo scopo di migliorarne e accrescerne le competenze.

La Società, nelle decisioni che influiscono sulle relazioni con i propri stakeholder, si impegna ad evitare ogni discriminazione in base all’età, alla razza, al sesso, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche, all’appartenenza ad organizzazioni sindacali e alle credenze religiose.

CLX non tollera richieste o minacce volte ad indurre le persone ad agire contro la legge o contro il Codice Etico, o ad adottare comportamenti lesivi delle convinzioni e preferenze morali o personali di ciascuno.

3.3. Rispetto della concorrenza

CLX confida nell’alta qualità dei propri servizi e nelle capacità professionali dei propri collaboratori e richiede il mantenimento di un comportamento concorrenziale corretto e leale. Non sono pertanto consentiti comportamenti contrari alla correttezza professionale, collusivi, di abuso dei diritti ovvero dell’altrui posizione di dipendenza economica.

3.4. Riservatezza

E’ obiettivo prioritario di CLX tutelare il principio di riservatezza dei dati e delle informazioni relative all’attività d’impresa, assicurando che esso sia rispettato e salvaguardato dai Destinatari, fermo restando il rispetto degli obblighi di informazione verso le autorità pubbliche eventualmente previste da leggi e regolamenti.

CLX si impegna ad attuare tutte le prescrizioni in materia di protezione e tutela dei dati mediante l’adozione delle necessarie misure organizzative ed informatiche, in conformità alle disposizioni vigenti nei Paesi in cui opera. La Società si è pertanto dotata di apposite procedure e strumenti volti al raggiungimento di un adeguato livello di sicurezza nella gestione del patrimonio informativo aziendale, in termini di:

  • confidenzialità: accesso alle informazioni consentito unicamente alle persone autorizzate per il periodo in cui ne abbiano effettivamente bisogno;
  • integrità: garanzia di accuratezza e completezza delle informazioni e dei processi di trattamento/elaborazione delle stesse;
  • disponibilità: accessibilità alle informazioni, da parte delle persone autorizzate, nel momento in cui ne hanno bisogno.

Per quanto attiene all’utilizzo e tutela delle informazioni relative ai propri clienti, la deontologia professionale obbliga i Destinatari a garantire la riservatezza di tali informazioni sia durante gli incarichi, sia successivamente alla loro risoluzione, eccezion fatta per le comunicazioni richieste per legge. L’obbligo di riservatezza deve essere rispettato anche al di fuori dell’orario di lavoro e negli eventuali periodi di sospensione del contratto.

Le informazioni (immagini, dati o altre informazioni) di proprietà dei clienti sono conservate con la massima diligenza e il più alto grado di confidenzialità. Solo il personale assegnato ad uno specifico progetto può accedere ai relativi dati del cliente. Per quanto l’organizzazione lo consente, CLX si impegna a variare il personale assegnato a clienti appartenenti al medesimo settore.

E’ fatto assoluto divieto di tentare di copiare il materiale fotografico, digitale o informatico sotto qualsiasi formato e/o di esportarlo al di fuori degli uffici di CLX.

E’ fatto espresso divieto ai Destinatari di diffondere e abusare delle informazioni ottenute nel corso delle attività lavorative, nonché di manipolarle o diffonderne di false. Essi, inoltre, non possono utilizzare le informazioni di carattere confidenziale per effettuare operazioni personali direttamente o indirettamente, anche per interposta persona, per conto proprio o per conto di terzi.

CLX può richiedere in qualsiasi momento ai suoi dipendenti dichiarazioni vincolanti di riservatezza che integrino le sopraindicate prescrizioni e che dettaglino l’operatività per specifici clienti.

Le prescrizioni di cui sopra si applicano anche agli Amministratori, ai sindaci e ai membri degli organi di governo e controllo, i quali informeranno tempestivamente la società se si trovassero ad operare quali dirigenti, consulenti, dipendenti e/o membri di organismi di governo e controllo o qualsivoglia altro rapporto di natura patrimoniale con società concorrenti ai clienti di CLX.

3.5. Conflitto di interesse

CLX, in coerenza con i valori di onestà e correttezza, si impegna a porre in essere le misure necessarie a prevenire ed evitare fenomeni di conflitto di interesse, improntando i rapporti con i propri collaboratori sulla fiducia e lealtà reciproca, in modo tale che ogni decisione di business presa per conto della Società corrisponda al suo migliore interesse.

I Destinatari del Codice Etico, pertanto:

  • si astengono dal procurarsi vantaggi personali nello svolgimento delle proprie attività;
  • evitano tutte le situazioni in cui potrebbero trovarsi, anche potenzialmente, in conflitto di interessi con la Società;
  • evitano tutte le situazioni che possano interferire con la loro capacità di assumere in modo imparziale decisioni nell’interesse dell’impresa e nel pieno rispetto delle norme del presente Codice;
  • ferme restando le eventuali previsioni legislative e contrattuali, si impegnano a rendere noto, nei rispettivi ambiti operativi, ogni interesse che, per conto proprio o di terzi, abbiano in una determinata operazione della Società, informando tempestivamente i rispettivi superiori e, se del caso, l’Organismo di Vigilanza.

3.6. Corruzione

I Destinatari del Codice si impegnano al rispetto dei più elevati standard di integrità, onestà e correttezza in tutti i rapporti all’interno e all’esterno della Società.

La Società non tollera alcun tipo di corruzione nei confronti di:

  • Pubblici Ufficiali o qualsivoglia altra parte connessa o collegata a Pubblici Ufficiali, in qualsiasi forma o modo, in qualsiasi giurisdizione interessata, neanche in quelle dove tali attività siano nella pratica ammesse o non perseguite giudizialmente;
  • soggetti privati legati ad CLX da rapporti di affari o da qualsiasi altro rapporto, nonché a loro parenti od affini.

Ciascun Destinatario è tenuto a relazionarsi lealmente con le sue controparti. In particolare è fatto esplicito divieto di:

  • trarre vantaggi illeciti attraverso raggiri, comportamenti disonesti o fraudolenti;
  • accettare e/o effettuare, per sé o per altri, pressioni, raccomandazioni o proposte che possano procurare pregiudizio al CLX o indebiti vantaggi per sé, per la Società o per terzi;
  • accettare e/o effettuare promesse e/o offerte indebite di denaro o altri benefici, salvo che questi ultimi siano di modico valore e non siano legati a richieste di alcun genere.

4. Rapporti interni

4.1. Rapporti con gli azionisti

CLX assicura il rispetto dei diritti, anche individuali, degli azionisti.

CLX, in particolare, garantisce l’esercizio dei diritti amministrativi e patrimoniali degli azionisti, assicurando un’informazione adeguata e rispettando il principio della parità di trattamento; essa garantisce inoltre il corretto esercizio dei diritti accesso e controllo degli azionisti.

E’ espressamente vietato qualsiasi favoritismo o comportamento preferenziale nei confronti di uno o più azionisti.

La Società vigila sul corretto adempimento degli obblighi di pubblicità previsti dalla legge e sul rispetto delle previsioni legislative e statutarie relative al funzionamento degli organi sociali.

4.2. Assemblea

CLX garantisce ai soggetti legittimati ad intervenire in Assemblea la possibilità di esercitare in modo consapevole e costruttivo i propri diritti di informazione, controllo, proposta e voto.

La Società, nello specifico, vigila affinché sia assicurata l’informativa in vista delle adunanze assembleari e nel corso dello svolgimento di queste ultime, al fine di garantire la corretta formazione della volontà dei soci.

4.3. Consiglio di Amministrazione

Il Consiglio di Amministrazione esercita le proprie funzioni con correttezza e diligenza, dedicando il tempo e l’impegno necessari e prestando particolare attenzione alla conoscenza dei compiti e delle responsabilità inerenti la carica.

Il Consiglio di Amministrazione garantisce un’adeguata informativa:

  • a tutti i suoi membri, in ordine alle questioni all’ordine del giorno;
  • all’Assemblea, nel rispetto dei limiti di legge e statutari.

Il Consiglio di Amministrazione vigila affinché siano rispettate le disposizioni del regolamento del mercato o del sistema multilaterale di negoziazione nel quale siano eventualmente negoziati strumenti finanziari emessi dalla Società. A tal fine vigila affinché la Società disponga di procedure e controlli idonei al rispetto di tali disposizioni.

4.4. Rapporti con dipendenti e collaboratori

CLX si impegna a selezionare i dipendenti ed i collaboratori sulla base di criteri di merito, di competenza e di professionalità, tenuto conto delle specifiche esigenze aziendali.

La Società si astiene da comportamenti discriminatori o volti a favorire candidati segnalati da soggetti terzi, e in particolar modo facenti parte della Pubblica Amministrazione, ovvero clienti di CLX.

Nella stipulazione dei contratti con i dipendenti ed i collaboratori, la Società si conforma alle regole stabilite dalla normativa di volta in volta applicabile e dalla contrattazione collettiva vigente.

Nella gestione dei rapporti con i dipendenti e con i collaboratori, la Società riconosce e tutela tutti i diritti di cui questi godono, tenuto conto della loro posizione di subordinazione al potere direttivo, organizzativo e gerarchico.

Non è consentito richiedere a dipendenti e collaboratori, come atto dovuto al proprio superiore, comportamenti contrari a quanto previsto nel presente Codice Etico.

4.5. Tutela, aggiornamento e formazione delle risorse umane

CLX identifica nelle risorse umane (intendendosi per tali sia i dipendenti, sia i collaboratori che prestano la loro opera a favore della Società in forme contrattuali diverse da quella del lavoro subordinato) un proprio valore fondante, in termini di patrimonio intellettuale e di potenzialità di crescita e sviluppo del business.

La Società, pertanto:

  • si impegna affinché al suo interno si crei un ambiente di lavoro sereno in cui tutti possano lavorare nel rispetto delle leggi, dei principi e dei valori etici condivisi;
  • vigila affinché i propri dipendenti e collaboratori si comportino e siano trattati con dignità e rispetto, in ossequio a quanto previsto dalle leggi in vigore;
  • non tollera alcuna forma di isolamento, sfruttamento, molestia o discriminazione, per motivi personali o di lavoro, da parte di qualunque dirigente, dipendente o collaboratore verso un altro dirigente, dipendente o collaboratore;
  • vieta l’inflizione di sanzioni disciplinari nei confronti dei dipendenti o dei collaboratori che abbiano legittimamente rifiutato una prestazione di lavoro loro richiesta indebitamente da qualsiasi soggetto legato alla Società;
  • ribadisce la propria ferma opposizione a qualsiasi tipo di discriminazione basata sulla diversità di razza, di lingua, di colore, di fede e di religione, di opinione e orientamento politico, di nazionalità, di etnia, di età, di sesso e orientamento sessuale, di stato coniugale, di invalidità e aspetto fisico, di condizione economico-sociale; del pari, CLX si oppone alla concessione di privilegi in ragione dei medesimi motivi.

CLX, ritenendo fondamentale investire sulla professionalità delle risorse umane al fine di offrire servizi eccellenti ai propri clienti, promuove la formazione dei propri dipendenti e collaboratori. In questo ambito riveste particolare importanza la comunicazione tra gli il personale dirigente ed i dipendenti e collaboratori, al fine di fornire loro direttive comportamentali e professionali.

4.6. Principi di comportamento dei dipendenti e dei collaboratori

CLX richiede a tutti i propri dipendenti e collaboratori di conformarsi ai principi di professionalità, trasparenza, correttezza ed onestà espressi dal nostro ordinamento, nonché al rispetto delle regole dettate dal Codice Etico.

L’osservanza delle norme del Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti della Società, ai sensi e per gli effetti dell’art. 2104 del Codice Civile. La violazione di dette norme potrà pertanto costituire inadempimento alle obbligazioni primarie del rapporto di lavoro, ovvero illecito disciplinare, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro e potrà comportare il risarcimento dei danni dalla stessa derivanti. I dipendenti, pertanto, sono tenuti a:

  • far proprie le disposizioni del Codice riguardanti la loro specifica mansione, anche partecipando ad eventuali attività di formazione;
  • adottare azioni e comportamenti coerenti con il Codice ed astenersi da ogni condotta che possa ledere l’immagine della Società, compromettendone la reputazione;
  • uniformarsi a tutte le disposizioni interne adottate dalla Società allo scopo di garantire il rispetto del Codice o individuare eventuali violazioni dello stesso;
  • riferire tempestivamente all’Organismo di Vigilanza qualsiasi notizia in merito a possibili violazioni del Codice;
  • partecipare attivamente, ove richiesto, alle attività di audit sul funzionamento ed il rispetto del Codice Etico.

4.7. Utilizzo di beni e risorse aziendali

I dipendenti ed i collaboratori sono tenuti ad utilizzare i beni e le risorse aziendali, tangibili ed intangibili, messi a loro disposizione nel rispetto della loro destinazione d’uso e in modo da tutelarne la conservazione e la funzionalità. Nell’utilizzo dei beni e delle risorse aziendali essi sono pertanto tenuti ad operare con diligenza, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte dalla Società.

Ciascun dipendente e collaboratore ha la responsabilità di custodire, conservare e difendere i beni e le risorse aziendali che gli sono affidati nell’ambito della sua attività, impedendone l’uso da parte di terzi non autorizzati, ed è tenuto ad informare tempestivamente il proprio circa il loro utilizzo improprio o dannoso per il patrimonio della Società.

E’ espressamente vietato utilizzare i beni aziendali per esigenze personali o estranee al rapporto di lavoro, per finalità contrarie a norme di legge, all’ordine pubblico o al buon costume, nonché per commettere o indurre alla commissione di reati o comunque all’odio razziale, all’esaltazione della violenza, ad atti discriminatori o alla violazione di diritti umani.

Per quanto in particolare attiene gli strumenti informatici, è fatto espresso divieto di porre in essere condotte che possano danneggiare, alterare, deteriorare o distruggere i sistemi informatici o telematici, i programmi e i dati informatici, della Società o di terzi, nonché intercettare o interrompere illecitamente comunicazioni informatiche o telematiche. E’ altresì vietato introdursi abusivamente in sistemi informatici protetti da misure di sicurezza così come procurarsi o diffondere codici di accesso a sistemi informatici o telematici protetti.

A tale fine i Destinatari sono tenuti, in particolare, a:

  • accedere alle sole risorse informatiche a cui sono autorizzati;
  • custodire le credenziali e le password di accesso alla rete aziendale ed alle diverse applicazioni e le chiavi personali secondo criteri idonei a impedirne una facile individuazione ed un uso improprio;
  • rispettare le policy interne in merito ai dispositivi antintrusione e antivirus;
  • non salvare in nessun modo sui server/client aziendali alcun programma informatico od eseguibile, anche disponibile gratuitamente.

5. Rapporti esterni

5.1. Principi generali

I Destinatari del Codice Etico sono tenuti, nei rapporti d’affari con soggetti terzi, ad assumere un comportamento etico, corretto e rispettoso delle leggi, improntato alla massima trasparenza, chiarezza, correttezza ed equità.

Tali principi sono validi con riferimento alla Pubblica Amministrazione o soggetti assimilati, ai clienti, ai fornitori, ai consulenti, ai partner commerciali e, in generale, ai terzi che intrattengono rapporti d’affari con CLX o per conto di essa.

In coerenza con i principi oggetto del presente Codice Etico, è fatto divieto di fare o promettere a terzi, anche in forma indiretta, dazioni di denaro o di altra utilità allo scopo di promuovere o favorire indebitamente gli interessi della Società. E’ altresì fatto divieto di accettare, per sé o per altri, la promessa ovvero la dazione di denaro o di altra utilità per promuovere o favorire l’interesse di terzi.

Non è ammessa alcuna forma di regalo o beneficio gratuito, promesso, offerto o ricevuto, che possa essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia (e in ogni caso di valore superiore a circa 200 Euro annue da/a una sola persona), o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi operazione riconducibile all’attività societaria.

Nel caso in cui si ritenga di accettare/effettuare omaggi eccedenti la soglia definita, il personale dirigente dovrà in ogni caso ottenere approvazione specifica dell’Amministratore Delegato e del Responsabile Risorse Umane. Nel caso dell’Amministratore Delegato stesso, del Responsabile Risorse Umane e del Presidente della Società.

5.2. Rapporti con la Pubblica Amministrazione

I Destinatari hanno l’obbligo di gestire i rapporti con la Pubblica Amministrazione ed assimilati (intendendo fra questi i soggetti che svolgono funzioni di pubblica utilità, come ad esempio i funzionari delle dogane o della Guardia di Finanza) evitando qualsiasi azione in grado di ledere l’autonomia dei pubblici funzionari o la loro imparzialità di giudizio.

E’ fatto divieto ai membri degli organi sociali, ai dipendenti ed ai collaboratori di CLX di effettuare pagamenti, diretti o indiretti, a Pubblici Ufficiali e/o Pubbliche Amministrazioni in genere che non siano collegabili a prestazioni di servizi o appalto regolarmente autorizzate in forma scritta dalle funzioni aziendali preposte alla gestione di detti servizi.

Gli omaggi e gli atti di cortesia e ospitalità nei confronti di soggetti pubblici sono consentiti dalla Società solo quando siano di modico valore e comunque tali da non compromettere l’integrità o la reputazione di una delle parti e da non poter essere interpretati, da un osservatore imparziale, come finalizzati ad acquisire vantaggi in modo improprio.

E’ fatto divieto l’assunzione di personale dipendente, collaboratori, professionisti o di intrattenere qualsiasi tipo di relazione che possa essere interpretata come finalizzata ad acquisire vantaggi con soggetti che abbiano un qualsiasi grado di parentela con funzionari della Pubblica Amministrazione o assimilati che abbiano in corso un rapporto con CLX per ragioni di servizio.

Nella gestione dei rapporti con i funzionari della Pubblica Amministrazione, nel caso di contestazioni o rilascio di dichiarazioni, è fatto divieto al personale di CLX (sempre e in ogni caso due persone) di appartarsi con i funzionari ed dovrà essere evitata qualunque situazione che possa creare fraintendimenti o imbarazzi.

Nella produzione di documenti sociali, la Società vieta ai propri dipendenti e collaboratori di prospettare raffigurazioni dei fatti non conformi al vero, in grado di indurre in errore o alterare la capacità di analisi della Pubblica Amministrazione.

CLX si impegna nell’assicurare la più ampia collaborazione con la Pubblica Amministrazione in occasione delle possibili attività ispettive della stessa. In tal senso i Destinatari sono tenuti a fornire prontamente informazioni chiare, veritiere e trasparenti.

5.3. Rapporti con i fornitori e i partner commerciali

La selezione dei fornitori e dei partner commerciali è basata sulla valutazione obiettiva e globale della convenienza economica, delle capacità tecniche ed economiche e della complessiva affidabilità degli interlocutori.

CLX vigila affinché i rapporti negoziali e le trattative con i fornitori e i partner commerciali siano improntati alla massima correttezza e serietà e siano condotti nel rispetto della normativa vigente.

Nella selezione dei fornitori, anche di professionisti e consulenti, CLX dovrà considerare più offerte al fine di verificare l’adeguatezza economica del fornitore prescelto. Per nessun motivo dovranno essere riconosciuti compensi superiori ai normali prezzi di mercato e/o a fronte di prestazioni inesistenti, in tutto o in parte. Qualora per motivi di specifiche competenze o affinità fosse privilegiato un particolare fornitore, senza poter ricorrere alla comparazione con offerte di altri fornitori, il contratto dovrà essere controfirmato da un secondo approvatore.

Nelle valutazione dei fornitori, specialmente se esteri e con sede in paesi black list, ma anche italiani, dovranno essere fatte considerazioni di onorabilità e professionalità, nonché dovrà essere accertato, per quanto possibile, la loro estraneità ad organizzazioni mafiose o criminali e dovrà essere preteso il rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti.

La scelta dei consulenti è orientata su soggetti dotati di adeguata professionalità, serietà ed affidabilità. Essi sono vincolati alla riservatezza rispetto alle informazioni che acquisiscono da CLX in ragione del loro incarico e possono utilizzare tali informazioni solo per motivi inerenti al mandato; nei rapporti di affari con terzi, sono altresì tenuti ad un comportamento etico e rispettoso delle leggi, improntato alla massima onestà, integrità e trasparenza.

CLX si impegna a richiedere ai consulenti il rispetto di principi comportamentali allineati ai propri. A tal fine, i consulenti della Società sono informati dell’esistenza del Codice Etico aziendale e, nei singoli contratti, possono essere previste clausole che ne richiedono e ne regolano il rispetto.

5.4. Rapporti con i clienti

I rapporti con i clienti sono improntati ai principi di integrità, professionalità, riservatezza ed efficienza.

La Società si impegna a gestire i rapporti con i clienti nel rispetto della normativa vigente, degli standard di qualità del servizio concordati con la controparte, nonché di quanto stabilito dal relativo contratto, favorendo un rapporto basato sulla fiducia, sullo scambio di informazioni, sulla trasparenza e sulla correttezza professionale.

CLX valuta i propri clienti anche sulla base di requisiti etici, reputando tale aspetto di fondamentale importanza per il mantenimento del rapporto d’affari.

5.5. Prevenzione di fenomeni potenzialmente legati al riciclaggio di denaro

La Società esercita la propria attività nel pieno rispetto della vigente normativa antiriciclaggio e delle disposizioni emanate dalle competenti Autorità, a tal fine impegnandosi a rifiutare di porre in essere operazioni sospette sotto il profilo della correttezza e della trasparenza.

La Società, pertanto, è tenuta a:

  • verificare, in via preventiva e con diligenza professionale, le informazioni disponibili sulle controparti commerciali, al fine di appurare la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività prima di instaurare con questi rapporti d’affari;
  • operare in maniera tale da evitare qualsiasi implicazione in operazioni idonee, anche potenzialmente, a favorire il riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite o criminali, agendo nel pieno rispetto della normativa antiriciclaggio.

5.6. Rapporti con le Autorità e con gli Organi Istituzionali

Le Società impronta a principi di integrità e correttezza le relazioni con: i) le Autorità di Vigilanza; ii) le Autorità di Regolazione e di Garanzia; iii) gli Organi Istituzionali.

La Società fornisce in modo tempestivo qualsiasi informazione richiesta da tali soggetti nell’ambito delle attività istruttorie, evitando inoltre di:

  • influenzare le decisioni attraverso la promessa, l’offerta o la concessione di compensi o di altre utilità;
  • trarre vantaggio da eventuali rapporti personali o di parentela con i funzionari delle Autorità e degli Organi Istituzionali.

5.7. Relazioni esterne

La Società riconosce il ruolo primario di una comunicazione chiara, efficace, veritiera e trasparente nelle relazioni esterne. Esse devono, infatti, essere coerenti, omogenee ed accurate e conformi alle politiche ed ai programmi di CLX, nonché tutelare, nel rispetto delle leggi, l’immagine e la reputazione della Società.

I rapporti con gli organi di informazione sono riservati esclusivamente alle funzioni aziendali a ciò delegate, tenendo in considerazione in questo, l’appartenenza di CLX al Gruppo eClerx, società quotata sia alla borsa di Bombay sia al National Stock Exchanges in India.

6. Salute, sicurezza e ambiente

CLX pone in essere le misure necessarie per la tutela della salute e della integrità fisica dei Destinatari, adottando modelli di organizzazione aziendale impostati sul costante miglioramento della sicurezza dei luoghi di lavoro. La Società si adegua inoltre alle vigenti normative in materia di sicurezza ed igiene sul lavoro.

Ciascun Destinatario è tenuto a porre la massima attenzione nello svolgimento della propria attività, osservando strettamente tutte le misure di sicurezza e di prevenzione, al fine di scongiurare ogni possibile rischio per sé, per i propri colleghi e collaboratori e per l’intera collettività.

Per dare attuazione alla propria politica di sicurezza sui luoghi di lavoro, la Società cura la continua formazione e la sensibilizzazione di tutto il personale alle tematiche della sicurezza.

CLX promuove politiche produttive che contemperino le esigenze di sviluppo economico e di creazione di valore, proprie delle attività di impresa ad esso riconducibili, con le esigenze di rispetto e salvaguardia dell’ambiente.

7. Contabilità e informativa finanziaria

La Società fornisce, nel bilancio e negli altri documenti contabili e fiscali richiesti dalla normativa vigente, una corretta e fedele rappresentazione della realtà aziendale, in modo da assicurare trasparenza e tempestività di verifica per i propri stakeholder.

Inoltre, si ricorda che, in quanto controllata di quotata, CLX è tenuta a redigere le rendicontazioni periodiche verso la controllante ai fini del consolidato di Gruppo. Per questa ragione, nell’interesse ultimo degli azionisti, è fondamentale mantenere una comunicazione finanziaria accurata, tempestiva e quanto più trasparente possibile.

La Società condanna pertanto qualsiasi comportamento volto ad alterare la correttezza e la veridicità dei dati e delle informazioni contenute nei bilanci, nelle relazioni o nelle altre comunicazioni sociali previste da leggi e regolamenti o comunque rese disponibili agli stakeholder.

Nell’ambito del rapporto con la Società è fatto divieto ai Destinatari del presente Codice di:

  • esporre fatti materiali non rispondenti al vero;
  • omettere informazioni la cui comunicazione è imposta dalla legge, sulla situazione economica, patrimoniale o finanziaria della Società;
  • occultare dati o notizie in modo idoneo a indurre in errore i destinatari degli stessi;
  • impedire o comunque ostacolare lo svolgimento delle attività di controllo legalmente attribuite ai soci, agli altri organi sociali o alle Autorità di Vigilanza competenti.

8. Attuazione, controllo e sistema disciplinare

8.1. L’Organismo di Vigilanza

CLX, al fine garantire il rispetto delle norme e dei principi espressi nel Codice e al fine di rendere tangibile il proprio impegno nei temi dell’etica applicata alle condotte aziendali, nonché di verificare il funzionamento e l’efficacia del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001 adottato per la prevenzione dei reati contemplati da tali norme, ha istituito un Organismo di Vigilanza (di seguito anche l’”OdV” o “Organismo”).

L’Organismo di Vigilanza, nominato dal Consiglio di Amministrazione della Società, vigila pertanto anche sull’applicazione del Codice Etico e sull’effettività dello stesso, assicurando:

  • la vigilanza sulla diffusione del Codice Etico da parte degli esponenti aziendali presso i collaboratori della Società, i clienti, i fornitori, i partner commerciali e in genere presso tutti i terzi che entrano in rapporto con la Società;
  • il supporto nell’interpretazione e attuazione del Codice Etico, nonché il suo aggiornamento;
  • la valutazione degli eventuali casi di violazione delle norme, provvedendo, nell’ipotesi d’infrazione, all’adozione di misure opportune, in collaborazione con le funzioni aziendali competenti, nel rispetto delle leggi, dei regolamenti e dei contratti collettivi di lavoro;
  • che nessuno possa subire pressioni o ingerenze per aver segnalato comportamenti non conformi al Codice Etico.

8.2. Dovere di segnalazione delle violazioni del Codice Etico

Ogni Destinatario dovrà segnalare al proprio superiore diretto e/o all’Organismo di Vigilanza qualsiasi notizia relativa alle violazioni del Codice Etico. Qualora, per giustificato motivo o per opportunità, sia ritenuto sconsigliabile un riferimento diretto al proprio superiore gerarchico, la segnalazione dovrà essere effettuata direttamente all’Organismo di Vigilanza.

Chiunque può effettuare segnalazioni all’Organismo di Vigilanza in merito a presunte violazioni del Codice Etico, anche in forma anonima alla casella di posta elettronica dedicata odv@CLXEurope.com, purché siano fornite informazioni quanto più circostanziate possibili, al fine di permettere all’Organismo di attivare le necessarie verifiche. L’Organismo di Vigilanza si impegna a mantenere quanto più possibile l’anonimato del segnalante, tranne che nel caso del coinvolgimento dell’autorità pubblica. In ogni caso, a tutte le richieste verrà data una tempestiva risposta senza che vi sia per il segnalatore, alcun rischio di subire qualsiasi forma, anche indiretta, di ritorsione.

Omettere o non riferire tali circostanze costituisce una violazione del presente Codice Etico.

8.3. Sistema sanzionatorio

Il mancato rispetto e/o la violazione delle regole di comportamento indicate dal Codice Etico ad opera di lavoratori dipendenti di CLX costituisce inadempimento agli obblighi derivanti dal rapporto di lavoro e dà luogo all’applicazione delle sanzioni disciplinari previste dalla legge, dalla contrattazione collettiva e dal sistema disciplinare di cui si è dotata la Società nell’ambito del proprio Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001. La gestione dei procedimenti disciplinari e l’irrogazione delle sanzioni restano di competenza delle funzioni della Società a ciò preposte.

In caso di violazioni del Codice Etico da parte degli organi statutari della Società, l’Organismo di Vigilanza dovrà comunicare la circostanza al Consiglio di Amministrazione ed al Collegio Sindacale, in modo che tali organi possano assumere le opportune iniziative ai sensi di legge e in ossequio al sistema disciplinare di cui si è dotata la Società nell’ambito del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001.

Ogni comportamento posto in essere in violazione delle disposizioni del presente Codice da collaboratori, fornitori, consulenti e partners commerciali legati ad CLX da un rapporto contrattuale diverso dal lavoro dipendente, potrà determinare, nelle ipotesi di maggiore gravità, la risoluzione del rapporto contrattuale nel rispetto del sistema sanzionatorio di cui si è dotata la Società nell’ambito del proprio Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001.

Resta salva in ogni caso – qualora ne sussistano i presupposti – la facoltà di dare corso ad azioni legali per ottenere il risarcimento dei danni eventualmente sofferti dalla Società.

8.4. Disposizioni finali

Il Codice Etico è approvato dal Consiglio di Amministrazione di CLX. Eventuali futuri aggiornamenti, dovuti ad adeguamenti normativi o all’evoluzione dell’organizzazione aziendale, saranno approvati dal Consiglio di Amministrazione e diffusi tempestivamente a tutti i Destinatari.

Il Codice non sostituisce le attuali e future procedure aziendali che continuano ad avere efficacia nella misura in cui le stesse non siano in contrasto con il Codice Etico.

CLX informa tutti i Destinatari sulle disposizioni e sull’applicazione del Codice, raccomandandone l’osservanza.

Il Codice sarà portato a conoscenza di terzi che ricevano incarichi da CLX o che abbiano con essa rapporti durevoli.