SISTEMA D.A.M.

Un sistema di gestione di asset digitali, nella sua accezione più ristretta, è una banca dati che consente lo stoccaggio e la consultazione di tutti i tipi di file che vengono generati e utilizzati durante i processi di produzione di un media. Per esempio il sistema può contenere file di immagini, di testi e di loghi così come i file dei più comuni strumenti di generazione di semilavorati (Photoshop, Illustrator, InDesign, Xpress, FreeHand, etc.). Sempre più spesso, la banca dati è online cioè è accessibile tramite autenticazione attraverso un qualunque browser di navigazione web ed è quindi disponibile in qualunque momento e da qualunque parte del mondo.

Ma oggi per sistema DAM si intende qualcosa in più rispetto a una semplice banca dati. In senso più generale, un DAM è un sistema integrato di servizi applicativi (online) che consente di automatizzare molti dei processi di produzione di un media, con notevole risparmio di tempo e denaro e con un incremento di accuratezza del risultato finale. In questo senso, la banca dati rappresenta solo una piccola parte di un sistema più complesso ed esteso, che risulta ampliato sia verticalmente (maggiori funzionalità) sia orizzontalmente (maggiore copertura dei processi). Le semplici funzionalità della banca dati sono sempre più spesso arricchite con evolute funzioni di ricerca multicriterio, di manipolazione e di trasferimento dei dati. Per esempio, le immagini possono essere classificate e ricercate per categoria di prodotto o per anno; possono essere rinominate, ruotate, tagliate, compresse o convertite in altri formati con semplici "click" che agiscono collettivamente sui file e ancora possono essere inviate in modo compresso presso il destinatario di competenza con un'operazione di check-out. A queste funzioni parametrizzabili, ormai considerate di base, possono aggiungersi una serie di "azioni" personalizzate per esigenze specifiche, come per esempio la possibilità di generare immagini a uso Web in automatico a partire da immagini in alta risoluzione (cross-publishing).

Un altro esempio di grande impatto è la possibilità di comporre "schede prodotto" virtuali (per esempio a uso web-commerce), collegando ciascuno degli asset digitali della banca dati con una serie di specifiche (metadati) alimentate direttamente dal sistema ERP o dal gestionale dell'azienda. E' questo un caso di collaborazione applicativa tra diverse aree funzionali dell'azienda (amministrativa, acquisti, marketing, web), coordinata da un DAM posto a valle della filiera, che ha come requisito fondamentale l'unicità del riferimento di prodotto.

La possibilità di automatizzare i processi di produzione di un media attraverso un DAM, in principio, non ha limiti. Per esempio è diventata ormai prassi che i fotografi spediscano via rete gli scatti fotografici dai loro computer al DAM attraverso semplici azioni di "drag & drop". Tali immagini sono quindi stoccate e rinominate in modo automatico nella locazione di pertinenza secondo il fotografo, il cliente e la categoria, attraverso un'operazione automatica di check-in che notifica via mail gli operatori di prestampa. Una volta convertite, scontornate e ritoccate, le immagini sono poi "ri-pubblicate" nel DAM e rese disponibili al cliente perché possa selezionarle, approvarle ed eventualmente richiederne correzioni, senza il minimo spostamento fisico di risorse o supporti.

Un altro ragguardevole case-study è rappresentato da un sistema integrato di applicazioni che consente la realizzazione online di volantini. A partire da liste predefinite di elementi presenti in banca dati e da gabbie grafiche precaricate, è possibile creare virtualmente un layout con gli elementi principali, richiederne online l'approvazione e contestualmente tracciare l'avanzamento del progetto.

Proprio per la sua versatilità nel ricoprire differenti aree funzionali, il DAM è architetturalmente disegnato in più moduli, ciascuno riguardante un'area definita ma strutturalmente integrato o integrabile agli altri. Nel loro insieme, i moduli del DAM vengono spesso designati come suite di soluzioni tecnologiche.